JAKARTA – Direktorat Kerja Sama Keimigrasian dan Bina Perwakilan, Direktorat Jenderal Imigrasi, terus memperkuat transformasi digital melalui pengembangan sistem Elektronik Perjanjian Kerja Sama Keimigrasian (E-PKS Kermakim). Inovasi ini menjadi langkah strategis dalam mewujudkan tata kelola administrasi kerja sama yang lebih modern, terintegrasi, efektif, dan akuntabel.
Pengembangan E-PKS Kermakim merupakan bagian dari Aksi Perubahan yang dilatarbelakangi oleh berbagai tantangan dalam pengelolaan Perjanjian Kerja Sama (PKS). Selama ini, proses administrasi masih didominasi secara manual, mulai dari penyimpanan dokumen hingga pemantauan masa berlaku perjanjian.
Kondisi tersebut menyebabkan dokumen tersimpan di berbagai media penyimpanan yang berbeda, sehingga proses pencarian arsip membutuhkan waktu yang cukup lama. Tidak jarang dokumen penting sulit ditemukan, bahkan berpotensi terselip. Selain itu, pemantauan masa berlaku perjanjian masih dilakukan secara individual sehingga meningkatkan risiko keterlambatan perpanjangan, duplikasi data, belum terintegrasinya informasi, hingga potensi hilangnya data yang menjadi dasar pengambilan keputusan pimpinan.
Analis Ahli Madya Keimigrasian pada Direktorat Jenderal Imigrasi, RA Tyas Kristyaningrum, Amd.Im., S.H., M.Si, mengatakan bahwa kebutuhan akan sistem digital yang terintegrasi sudah menjadi sebuah keharusan agar pengelolaan kerja sama dapat berjalan lebih efektif dan mampu menjawab tantangan birokrasi modern.
“Transformasi digital bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah kebutuhan yang harus segera diwujudkan. Kami melihat masih terdapat berbagai kendala dalam pengelolaan Perjanjian Kerja Sama yang dilakukan secara manual. Kondisi tersebut tentu berpengaruh terhadap efektivitas pelayanan administrasi maupun penyediaan informasi bagi pimpinan. Oleh karena itu, kami membangun E-PKS Kermakim sebagai solusi yang mampu menghadirkan pengelolaan kerja sama yang lebih tertib, terpusat, efisien, serta berorientasi pada hasil,” ujar Tyas kepada awak media, Selasa 28 Juli 2026.
Menurutnya, melalui aplikasi tersebut seluruh dokumen Perjanjian Kerja Sama akan terdokumentasi dalam satu sistem yang terpusat sehingga memudahkan proses pencarian, pengelolaan arsip, hingga penyusunan laporan secara cepat dan akurat.
“Dengan adanya E-PKS Kermakim, seluruh dokumen kerja sama tidak lagi tersebar di berbagai media penyimpanan. Semua data berada dalam satu sistem sehingga lebih mudah diakses oleh pihak yang berwenang. Hal ini akan meningkatkan efektivitas administrasi sekaligus meminimalkan risiko kehilangan dokumen maupun terjadinya duplikasi data,” jelasnya.
Tyas menambahkan, salah satu keunggulan utama aplikasi tersebut adalah adanya sistem notifikasi otomatis yang mampu mengingatkan masa berlaku setiap Perjanjian Kerja Sama sehingga proses perpanjangan dapat dilakukan tepat waktu.
“Selama ini pemantauan masa berlaku perjanjian masih bergantung pada monitoring secara individual. Kondisi tersebut berpotensi menyebabkan keterlambatan perpanjangan. Melalui sistem notifikasi otomatis yang tersedia pada E-PKS Kermakim, setiap masa berlaku kerja sama dapat dipantau secara berkala sehingga tidak ada lagi perjanjian yang terlewat. Ini merupakan salah satu bentuk mitigasi risiko yang sangat penting dalam tata kelola kerja sama,” katanya.
Tidak hanya itu, aplikasi juga dilengkapi dengan dashboard dan grafik statistik yang menyajikan informasi secara real time sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan strategis.
“Kami ingin menghadirkan data yang tidak hanya tersimpan dengan baik, tetapi juga mudah dibaca dan dianalisis. Dashboard yang tersedia akan memberikan gambaran kondisi kerja sama secara menyeluruh, mulai dari jumlah perjanjian aktif, masa berlaku, hingga berbagai informasi strategis lainnya. Dengan demikian pimpinan dapat mengambil keputusan secara lebih cepat, tepat, dan berbasis data,” ungkap Tyas.
Dalam implementasinya, Aksi Perubahan tersebut disusun secara bertahap agar proses penerapan dapat berjalan optimal. Pada tahap jangka pendek, fokus diarahkan pada pembangunan aplikasi, migrasi data Perjanjian Kerja Sama, pelaksanaan uji coba, serta sosialisasi kepada seluruh pengguna.
“Pada tahap awal kami memastikan aplikasi dapat berfungsi dengan baik melalui proses pembangunan sistem, migrasi data, pengujian, hingga sosialisasi kepada seluruh pengguna. Tahapan ini menjadi fondasi penting sebelum aplikasi dimanfaatkan secara penuh,” tuturnya.
Selanjutnya, pada jangka menengah, Direktorat Jenderal Imigrasi menargetkan optimalisasi pemanfaatan aplikasi di seluruh lingkungan direktorat serta penyempurnaan berbagai fitur sesuai kebutuhan organisasi.
“Setelah aplikasi berjalan, kami akan terus melakukan evaluasi dan penyempurnaan. Masukan dari para pengguna akan menjadi bahan untuk mengembangkan fitur-fitur baru sehingga aplikasi benar-benar mampu menjawab kebutuhan organisasi yang terus berkembang,” katanya.
Sementara itu, pada tahap jangka panjang, E-PKS Kermakim diharapkan dapat terintegrasi dengan berbagai sistem informasi lainnya di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi sehingga memperkuat interoperabilitas, keamanan data, serta mendukung proses kerja yang lebih efektif.
“Harapan kami, E-PKS Kermakim tidak berhenti sebagai sebuah aplikasi semata, tetapi berkembang menjadi bagian dari ekosistem digital Direktorat Jenderal Imigrasi. Integrasi dengan berbagai sistem informasi akan memperkuat keamanan data, meningkatkan interoperabilitas, serta mendukung tata kelola pemerintahan berbasis elektronik yang semakin modern,” jelas Tyas.
Ia menegaskan bahwa keberhasilan sebuah inovasi tidak hanya diukur dari berhasil dibangunnya sebuah aplikasi, tetapi juga dari tingkat implementasi dan manfaat nyata yang dirasakan organisasi.
“Keberhasilan sebuah inovasi bukan hanya ketika aplikasi selesai dibangun. Yang jauh lebih penting adalah bagaimana aplikasi tersebut digunakan secara konsisten oleh seluruh pemangku kepentingan, mampu meningkatkan kualitas pelayanan administrasi, mempercepat proses kerja, serta memberikan dampak positif yang berkelanjutan bagi organisasi. Oleh karena itu, dukungan dan kolaborasi dari seluruh pihak menjadi faktor yang sangat menentukan keberhasilan Aksi Perubahan ini,” tegasnya.
Tyas berharap E-PKS Kermakim akan terus berkembang mengikuti kemajuan teknologi sehingga dapat diakses dengan mudah dari berbagai lokasi dan memberikan manfaat yang lebih luas.
“Kami berharap E-PKS Kermakim terus berkembang mengikuti dinamika teknologi informasi. Sistem ini diharapkan semakin mudah diakses kapan pun dan di mana pun, tanpa mengurangi aspek keamanan data. Lebih dari itu, kami ingin inovasi ini memberikan kontribusi nyata dalam mewujudkan tata kelola kerja sama keimigrasian yang modern, adaptif, profesional, transparan, dan akuntabel, sehingga pada akhirnya mampu meningkatkan kualitas pelayanan publik di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi,” pungkas Tyas. (jay/red)
Caption
Analis Ahli Madya Keimigrasian pada Direktorat Jenderal Imigrasi, RA Tyas Kristyaningrum, Amd.Im., S.H., M.Si
